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Organisation einer Besprechung
 

 

 
 

1.0 Definition

1.1 Allgemeine Definition
1.2 Gegenüberstellungen von Begriffen
1.3 Aktueller Sprachgebrauch
1.4 Aktuelle Definition

2.0 Kategorien /Besprechungen / Konferenzen

2.1 Informations-Routine (Jour Fix)
2.2 Kreativität / Ideenfindung
2.3 Projekt
2.4 Konflikt
2.5 Problemlösung
2.6 Verhandlung
2.7 Organisationsentwicklung

3.0 Interne Organisations-Besprechungen/Konferenzen

3.1 Abteilungsintern
3.2 Abteilungsübergreifend
3.3 Mehrere Abteilungen
3.4 Niederlassungen / Werke / Büros

4.0 Interorganisatorische Besprechungen / Konferenzen

4.1 Gleichberechtigte Delegationen
4.2 Abhängige oder ungleiche Delegationen

5.0 Inhaltliche Vorbereitung und strategische Instrumente

5.1 Inhaltliche Vorbereitung
5.2 Strategische Instrumente

6.0 Organisation einer Besprechung

6.1 Checkliste
6.2 Teilnehmer, Reise, Übernachtung

7.0 Umfeld-Bedingungen

7.1 Siehe Lernumfeld
7.2 Ort der Durchführung
- Organisationsinterner Raum
- Hotel (siehe Checkliste Tagungshotel-Auswahlkriterien)
7.3 Raumqualität und Raumgröße
7.4 Technik, Medien, Einrichtung
7.5 Checkliste Raum, Medien, Technik

8.0 Didaktische Modelle

8.1 Autoritäre Besprechung/Konferenz
8.2 Interaktive Besprechung/Konferenz
8.3 Videokonferenz
8.4 Via Internet-Konferenz

 
 


1.0 Definition

1.1 Allgemein
Die Begrifflichkeiten von bestimmten Anlässen oder Tätigkeiten sind zum Teil durch altdeutsche, lateinische Begriffe, oder eingedeutschte Anglizismen sowie durch Veränderungen des Sprachgebrauchs unklar geworden.
Bin ich Teilnehmer einer Konferenz, einer Besprechung, einer Sitzung, eines Meetings oder einer Versammlung. Es gibt das Konferenzhotel, man spricht von einem Meetingpoint, einem Meeting, einem Sitzungssaal, einem Konferenzraum, einem Besprechungszimmer oder einer Sitzung und meint dabei den Aufenthalt bei einem Friseur.
Bekannt sind Begriffe wie Lehrerkonferenz, Kultusministerkonferenz, KSZE Konferenz u.s.w.










Konferenz
Konferenzhotel


Sitzung
 


1.2 Gegenüberstellungen von Begriffen

Sitzung (deutsches Wörterbuch Karl Dieter Bünting 1996)
beratende Zusammenkunft

Besprechung (deutsches Wörterbuch Karl Dieter Bünting 1996)
das Besprechen, Gespräch, Beratung über etwas oder Rezension Besprechung eines künstlerischen od. wissenschaftlichen Werkes in Zeitung, Radio, TV etc.

Versammlung (deutsches Wörterbuch Karl Dieter Bünting 1996)
das (sich) Versammeln, Zusammenkommen. Zusammenkunft von Personen (die etwas besprechen oder erreichen wollen)

Konferenz (deutsches Wörterbuch Karl Dieter Bünting 1996)
zu lat. Cônferne „Meinungen austauschen, sich besprechen“ (eigentlich „zusammenfragen“, eine zur Beratung eines bestimmten Themas zusammengekommene Versammlung; auch Bezeichnung für die Sitzung, Besprechung, Tagung selbst.
Meeting











Versammlung
 
1.3 Aktueller Sprachgebrauch

Bei allen unter 1.2 zusammengefassten Wörtern gibt es Übereinstimmungen und nahezu identische Intentionen, z.B. „das Besprechen über etwas“, „etwas besprechen oder erreichen wollen“, „Zusammenkunft zur Besprechung“ und „sich besprechen“.
Eine ebenso starke Übereinstimmung geht von den Begriffen: Zusammenkunft, Zusammenkommen, Versammeln, Versammlung aus.
Während bei einigen Begriffen der Sinn oder das Motiv der „Zusammenkunft um etwas zu besprechen“ offen bleibt, wird bei dem Wort „Konferenz“ von zusammentragen, beraten, austauschen und Beschlussfassung gesprochen.









Versammlung
 
Ergo (folglich)
Es ist weder falsch noch unheilvoll, dass sich über die Zeit Begriffe verändern, im Sprachgebrauch neu formieren oder auch ähneln. Alle fünf Begriffe oder Worte beschreiben den gleichen Sachverhalt.
 
 
Eine Ausnahme ist bei der Bezeichnung VERSAMMLUNG zu machen. Unter einer Versammlung versteht man die Tatsache; dass Personen, die etwas besprechen oder erreichen wollen zusammenkommen (Deutsches Wörterbuch). Dennoch sind Bürgerversammlungen, politische Versammlungen ganz allgemein, Vereinsversammlungen, Jahresversammlungen, Betriebsversammlungen oder Aktionärsversammlungen anders zu bewerten.


Versammlung
  Diese Versammlungen gleichen in der äußeren Form Vortragsveranstaltungen. Eine größere Anzahl von Personen sitzt in Stuhlreihen bzw. Stuhl/Tischreihen und läßt sich über eine Angelegenheit informieren. Der Vorstand, die Zeitungsorgane sitzen den Versammlungsteilnehmern gegenüber (Vorstandstisch). Es werden Zahlen und Fakten genannt, Grundsatzreden u Gegenreden gehalten, Abstimmungen vorgenommen und Ziele formuliert.
Die Anzahl der Versammlungsteilnehmer variiert von 20 – 2000 Teilnehmer und demgemäss ist auch der technische Aufwand sehr verschieden. Diese Abgrenzung ist nachvollziehbar und wird durch die Tatsache verstärkt, dass die Versammlung einen stark politischen Hintergrund hat. Die Versammlungsfreiheit, d.h. das Rech, sich friedlich, ohne Waffen zu versammeln, ist in Art. 8 GG allen Deutschen als Grundrecht gewährleistet Versammlungsgesetz).






Grundsatzreden
 
Wenn man von dem etwas überholten Begriff Sitzung absieht, bleiben drei Begriffe über, die im aktuellen Sprachgebrauch das beschreiben was wir als
A Besprechung/Meeting
B Konferenz
meinen. Zur weiteren Differenzierung kann die Teilnehmerzahl beitragen, wenngleich dieser Unterschied die grundsätzliche Intention solcher Zusammenkünfte nicht tangiert.


Sprachgebrauch
 
Von einer Besprechung oder einem Meeting reden wir dann, wenn mindestens zwei Personen zusammentreffen. Eine Konferenz mit zweihundert Teilnehmern werden wir vermutlich weder Meeting noch Besprechung nennen.
Demzufolge ist der korrekte Begriff für eine kleinere Zusammenkunft Besprechung oder Meeting und die größere Zusammenkunft nennen wir Konferenz.
Der so genannte „Runde Tisch“ (Politische Gespräche…) kennzeichnet die hierarchielose, gleichberechtigte Zusammenkunft von Personen, die gemeinsam etwas erreichen bzw. erarbeiten wollen.








„Runde Tisch“
 
1.4 Besprechung/Konferenz

Eine Besprechung ist die Zusammenkunft von mindestens zwei oder mehreren Personen mit dem Ziel, eine Angelegenheit zu besprechen. Die Besprechungsteilnehmer treffen sich an einem beliebigen Ort, der gute Besprechungsbedingungen bietet. Besprechungen finden im privaten, geschäftlichen, politischen und öffentlichen Bereich statt. Wir unterscheiden ein- und mehrsprachige, nationale und internationale Besprechungen. Bei mehrsprachigen Besprechungen sind bei Bedarf Übersetzer (Dolmetscher) notwendig. Es gibt interne Besprechungen, Parteien- oder Kontrahenten-Besprechungen sowie multipersonale Besprechungen. Besprechungen sind in der Regel dadurch gekennzeichnet, dass die Besprechungsteilnehmer anwesend sind. Die Alternativen hierzu sind Telefon-, Video- und Internet-Besprechung. Die Vor- und Nachteile dieser Besprechungen werden in dem Kapitel „Telekonferenz“ näher besprochen. Die Besprechungsteilnehmer bereiten sich in der Regel auf die Besprechung vor, indem sie die Ziele der Besprechung festlegen oder auch offen lassen. Die Vorbereitung auf eine Besprechung geschieht mental, durch Akten und Faktenstudium und durch die Sammlung von visuellen Vorlagen.












multipersonale Besprechungen



„Telekonferenz“
 
Besprechungen/Konferenzen können rein verbal oder mit Einsatz von visuellen, audiovisuellen oder elektronischen Medien geführt werden.
Bei Konflikt-Besprechungen kann der Mediator oder Moderator die Besprechung leiten oder moderieren. Besprechung werden oft mit Taktik und Strategie geführt, die Auswahl der Besprechungsteilnehmer, der Besprechungsleiter, die Art der Protokollführung und das Besprechungsumfeld können eine Besprechung stark beeinflussen.
Die Motive oder Anlässe für Besprechungen sind sehr unterschiedlich und lassen sich in sechs Kategorien darstellen.




Mediator



Besprechungsumfeld
 


A Informations-Besprechungen (Jour Fix)
B Kreativitäts-Besprechungen
C Projekt-Besprechungen
D Problemlösungs-Besprechungen
E Konflikt-Besprechungen
F Verhandlungs-Besprechungen

Selbstverständig internieren diese oft untereinander. So kann in einer Informations-Besprechung ein Konflikt auftreten oder auch eine kreative Phase gewollt oder situativ eintreten.

 
 
2. Besprechungstypen


2.1 Informations-Besprechungen
Die Informations-Besprechung ist gekennzeichnet durch die Abgabe von Informationen und den Austausch von Informationen (Gespräch). Die Motive derartiger Besprechungen sind unterschiedlich. Der Gedankenaustausch ist weder strategisch noch taktisch geprägt, er vollzieht sich relativ unvorbereitet und spontan. Die Atmosphäre ist in der Regel entspannt und vertrauensvoll. Weiterhin unterscheiden wir die gleichberechtigte Informationsabgabe von der hierarchischen Informationsabgabe. Z.B. zwei gleichberechtigte Abteilungen (Entwicklung und Marketing) tauschen Informationen aus oder die Controllingabteilung berichtet dem Finanzvorstand.
Diese Arten von geplanten oder Routinebesprechungen (Jour Fix) bergen latente Konfliktpotentiale in sich.
Grundsätzlich ist die Zuhilfenahme von Präsentationsmedien bei Informations-Besprechungen unverzichtbar. Handouts und Info-Material sind ebenfalls hilfreich und zeitsparend.








Gedankenaustausch







Routinebesprechungen
 
2.2 Kreativitäts-/ Ideenfindungs-Besprechungen

Nicht selten wird eine unausgegorene Idee in einem größeren Kreis vorgestellt und gemeinsam weiterentwickelt. In allen Bereichen der Wirtschaft, der Kultur, der Verwaltung etc. werden zum Zwecke der Findung von neuen Konzepten, Produkten, Dienstleistungen, Events etc. Besprechungen initiiert. Die Effizienz solcher Zusammenkünfte ist in hohem Maße von der Organisation, der personellen Zusammenstellung, der Ablaufdramaturgie und des Facilitäten-Umfeldes abhängig.









Ablaufdramaturgie
 
2.3 Projekt-Besprechungen

Projekte sind in der Regel zeitlich und inhaltlich begrenzte Vorhaben, die von disziplinären und interdisziplinären Gruppen oder Organisationen durchgeführt werden. Die begleitenden Besprechungen dienen zur Ideenfindung, zur Informationsweitergabe, zur Arbeits-Strukturierung und -Verteilung und nicht zuletzt zur Kontrolle und Koordination des Prozesses.



interdisziplinären Gruppen
 
2.4 Konflikt-Besprechungen

Konflikte sind pragmatische und ideologische Gegensätze, die scheinbar unüberwindbar sind. Ob sachbezogen oder personenbezogen, Konflikte werden oft emotional und unsachlich ausgetragen. Besprechungen mit dem Ziel, Konflikte zu erörtern, zu schlichten oder zu lösen - sind oft schwierig, explosiv und langwierig. Die Vorbereitung und Durchführung erfordert diplomatisches Geschick, eine intelligente Zusammensetzung der Konflikt-Parteien und der Schlichter. Ein Mediator oder Moderator ist bei Besprechungen dieser Art immer vorteilhaft. Das Gesprächsklima wird erfahrungsgemäß durch ein vorteilhaftes Umfeld stark beeinflusst. Gemeint sind damit die Farbgestaltung und die innenarchitektonische Gestaltung des Besprechungsraumes.









Konflikt-Parteien

Gesprächsklima
 


2.5 Problemlösungs-Besprechung/Konferenz

Das Deutsche Wörterbuch definiert das Wort Problem: gr./lat. Schwierige Aufgabe, Frage, die es zu lösen gilt.
Viele Probleme bestehen aus Diskrepanzen zwischen dem, was man weiß und dem was man wissen müsste. Wenn man ein Problem löst, reduziert man diese Diskrepanz, indem man eine Möglichkeit findet, die fehlende Information zu beschaffen (Zimbardo/Gerrig).
Einzelpersonen, Gruppen, Betriebe, Organisationen, Behörden, Verbände etc. haben Probleme, die es zu lösen gilt. Können Probleme im instrumentalisierten und organisierten Alltag nicht gelöst werden, werden so genannte Problemlösungs-Besprechungen/Konferenzen oder – Gruppen organisiert. Wichtig ist die richtige Zusammensetzung der Gruppe und die Berücksichtigung von gruppendynamischen Prozessen während des Prozesses.
Vorteilhaft ist bei Problemlösungs-Besprechungen das Agieren eines Moderators, der mit Problemlösungstechniken und einer zielorientierten Ablaufdramaturgie die Effizienz solcher Prozesse erheblich steigern kann.
















gruppendynamischen Prozessen


Ablaufdramaturgie
 
3.0 Organisationsinterne Besprechungen/Konferenzen

Innerhalb einer Organisation werden auf den verschiedensten Ebenen Besprechungen und Konferenzen durchgeführt. Je nach Organisationsstruktur finden täglich Besprechungen und Konferenzen spontan oder nach Plan statt. Eine Besprechung innerhalb einer Arbeitsgruppe wird oft spontan und ohne jegliche Vorbereitung durchgeführt. Das Risiko von Konflikten ist klein und die Inhalte und Ergebnisse werden informell und problemlos umgesetzt. Ganz anders sind Konferenzen zu bewerten, die organisationsintern aber von zwei sehr unterschiedlichen Abteilungen (z.B. Controlling und Vertrieb) durchgeführt werden. Hier stehen sich zwei Delegationsleiter (Abteilungsleiter) mit oft sehr unterschiedlichen Auffassungen gegenüber. Solche Sitzungen müssen gut vorbereitet und geplant werden.
Große Organisationen haben innerhalb eines Stammsitzlandes mehrere Standorte oder Niederlassungen und darüber hinaus auch weltweit Büros und ganz eigenständige Tochterunternehmen.
Bei Besprechungen- und Konferenz-Bedarf ist auf nationaler Ebene der Organisationsbedarf und das Konfliktpotential hoch, bei internationalen Besprechungen und Konferenzen kommt das Reise- und Sprachproblem hinzu. Dementsprechend akribisch muss geplant und organisiert werden.






Arbeitsgruppe














Konfliktpotential
 

4.0 Interorganisatorische Besprechungen und Konferenzen


Jede Organisation und jedes Unternehmen führt unzählige Besprechungen und Konferenzen mit organisationsfremden Unternehmen, Kunden, Lieferanten, Behörden, Dienstleistungsunternehmen u.s.w. durch. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Ausgangs-Ebenen solcher Besprechungen und Konferenzen.
 
 


1. Zwei oder mehrere gleich gestellte Delegationen stehen sich gegenüber. Hierbei können Kooperationen, gemeinsame Projekte oder Geschäftsabschlüsse im Focus der Verhandlungen stehen. Jede Delegation stellt einen Gesprächsleiter, der die Interessen seiner Organisation vertritt.
Derartige Besprechungen und Konferenzen sind ohne großes Konfliktpotential, jedoch ist es von großem Vorteil, wenn diese von einem neutralen Moderator moderiert werden.

2. Abhängigkeit und ungleiche Machtverhältnisse prägen Besprechungen und Konferenzen auf besondere Weise. Hier ist das Konfliktpotential besonders hoch, Diplomatie und Verhandlungsgeschick sind wichtig, um für beide Seiten befriedigende Ergebnisse zu zielen. Veranstaltungen dieser Art müssen gut vorbereitet und mit viel Einfühlungsvermögen organisiert werden.


Delegationen







Konfliktpotential



Machtverhältnisse






Einfühlungsvermögen
 


5.0 Strategie und Psychologie für die Durchführung von Besprechungen und Konferenzen

Alle vorausgegangenen Kapitel befassen sich mit der Definition, den verschiedenen Aspekten, dem kommunikationsfördernden Umfeld und der Organisation von Besprechungen und Konferenzen. Neben diesen Ausarbeitungen ist die eigentliche Durchführung ein Kernthema für den Gesamtkontext Besprechungen und Konferenzen. Hierbei geht es um die inhaltliche Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen. Tausende von Besprechungen und Konferenzen enden mit Frust und schlechten Ergebnissen. 75 Prozent aller Veranstaltungen werden negativ beurteilt, ausschlaggebend hierfür ist die mangelhafte Vorbereitung aber vor allem die unprofessionelle Leitung und Steuerung von Besprechungen und Konferenzen.
Ein Gesprächs- und Gruppenmoderator im Bereich der Aus- und Weiterbildung muss in der Regel eine exzellente Trainerausbildung durchlaufen, bevor er diese Aufgabe übernehmen kann. Er erlernt das Handwerk der Gesprächsführung, der Steuerung von Gruppenprozessen und viele andere Dinge mehr und merkt später, dass dieses Rüstzeug unbedingt notwendig ist. Im Alltag der vielen Besprechungen und Konferenzen leitet in der Regel der Vorgesetzte oder der Chef die Sitzungen. Hier ist nicht die Qualifikation, sondern die Hierarchie ausschlaggebend.
Dominanz, Überheblichkeit und viele andere Faktoren aus dem Repertoire der sogenannten nicht vorhandenen „Emotionalen Intelligenz“ schlagen Wunden, die zu Irritationen und Demotivation führen.
















Frust








Gruppenprozessen





Dominanz
 


Was ist zu tun?

1. Es gibt umfangreiche Literatur zu diesem Thema, z.B.:
- Hermann Blom, "Sitzungen erfolgreich managen", Belz Weiterbildung

- Manfred Rüdenauer, "Durchsetzungsvermögen in Besprechungen und Konferenzen – Technik, Taktik, Psychologie", WEKA

- Michael Tosch, "Besprechungen moderieren", Edition Neuland, Manager Seminare/Trainerbuch Versandbuchhandlung

2. Neben dem Studium der Fachliteratur ist ein Seminar zu dieser Thematik sehr zu empfehlen, z.B.:

- "Gesprächs- und Diskussionsleitung",
Neuland & Partner

- "Konflikt-Moderation", Neuland & Partner

- "Professionelle Gesprächsführung I + II",
Neuland & Partner

 
 


6.0 Organisation einer Besprechung/Konferenz

Hier können Sie die Checkliste „Organisation und Koordination einer Besprechung/Konferenz" downloaden

 
 


6.2 Teilnehmer, Reiseorganisation, Übernachtung

Nachdem die Teilnehmerliste festliegt muss der Termin und die Örtlichkeit in Abstimmung mit den Teilnehmern festgelegt werden.
Handelt es sich um eine hausinterne Besprechung/Konferenz, ist dies leicht zu organisieren. Bei Besprechungen und Konferenzen mit anreisenden Teilnehmern ist eine akribische Organisation notwendig.
Bei der immer größer werdenden Termindichte fast aller Teilnehmer kann folgendermaßen ein Termin gefunden und festgelegt werden.

  1. Legen Sie nach den TOP und den Prioritäten die Teilnehmer fest, die in jedem Fall anwesend sein müssen. Mit diesen legen Sie einen oder mehrere Termine fest (Ausweichtermin).
  2. Diese Termine legen Sie allen Teilnehmern vor, mit der Bitte den oder die möglichen Termine anzukreuzen.
  3. Die größtmögliche Teilnehmerzahl markiert den endgültigen Termin.
  4. Nachdem alle Teilnehmer, sowie der genaue Zeitpunkt, die Dauer und der genaue Ort feststehen, wird eine schriftliche Einladung vorgenommen.
  5. Der Einladung sind folgende Fakten und Informationen beizufügen:

    1. Anlass und Inhalt der Besprechung/Konferenz
    2. Agenda oder Tagesordnungspunkte
    3. Informationsmaterial
    4. Teilnehmerliste
    5. Sitzungsleiter und Moderator
    6. Termin, Ort, Anschrift der Besprechung/Konferenz
    7. Kompetenzansprechpartner für Organisation und Inhalte der Besprechung/Konferenz
    8. Anfahrtsskizze zum Tagungsort
    9. Ort der Übernachtung (Hotel)
    10. Zeitpläne (Zug oder Flugzeug-Anreise)
    11. Abendprogramm
    12. Kleidungs-Hinweise
    13. Freizeit-Hinweise (Sport, Kultur, etc.)

Teilnehmerverwaltung zum downloaden (*.pdf)

 
 


7.0 Umfeld-Bedingungen

7.1 Tagungsumfeld

siehe Lernumfeld

  • komplexes Wohlbefinden
  • Farbe und Lernen
  • Biorhythmus und Lernen
  • Lernumfeldgestaltung
  • Der Lernraum und die Architektur
  • Raumerschließung
 
 
7.2 – 7.4 Ort der Durchführung

Die meisten Besprechungen und Konferenzen werden im eigenen Unternehmen oder der eigenen Organisation durchgeführt. Ist dies nicht der Fall, wird in der Regel ein geeignetes Tagungshotel dafür ausgewählt.
In diesem Fall schauen Sie sich die Checkliste und Auswahlkriterien „Tagungshotel-Auswahlkriterien“ insbesondere „Besprechungen/Konferenzen“ an. Dies gilt auch für die Kriterien: Raumqualität, Raumgröße, Technik, Medien, Einrichtung.







„Tagungshotel-Auswahlkriterien“
 


7.5 Umfeld-Bedingungen


Besprechungs-Modalitäten

A Raum, Medien, Technik

Der Besprechungsraum hat folgende Qualitäten:

 
 


Harmonikaler Zuschnitt
Ausreichende Größe (pro TN 4,5 qm)
Tageslicht
Innenarchitektonisch anspruchsvolle Gestaltung
Helles, freundliches Farbkonzept
Störungsfreies Arbeiten bei geöffneten Fenstern
Pausenmöglichkeit (im oder vor dem Raum)
Kommunikationsfördernde Möblierung
Ergonomische Stühle
Strukturelle Verkabelung – Telefon, Internet, ISDN
Funktionale Mediensteuerung
Qualitativ hochwertiges Kunstlicht
Audiovisuelle Präsentationsmedien
Integrierte oder mobile Projektionsflächen
Mobile, visuelle Medien
Ablageflächen
Versorgungseinheit (gekühlte Getränke, heiße Getränke, etc.)


Harmonikaler Zuschnitt
 


8.0 Didaktische Modelle


8.1 Autoritär geführte/geleitete Besprechungen und Konferenzen

Das Szenario ist bekannt: Der furchteinflösende Sitzungsraum mit dem mächtigen hochglanzpolierten Konferenztisch, den Klassiker-Stühlen (einer davon ist unverkennbar der Stuhl des Sitzungsleiters). Die Teilnehmer sitzen je nach Hierarchie und Gefälligkeit vom Sitzungsleiter abwärts. Unterstützende Medien sind vorhanden kommen aber selten zum Einsatz. Die Rede- und Diskussionsbeiträge werden vom Vorsitzenden abgerufen und von der Assistentin protokolliert.
In der Regel leiten die hierarchiehöchsten Personen einer Organisation die Besprechungen oder Konferenzen oder ein Sitzungsleiter wird festgelegt, bestimmt oder gewählt. Hier spielt die Fachkompetenz oft die entscheidende Rolle.
Hierarchiebedingte Sitzungsleiter leiten mehr oder weniger autoritär und selbstgefällig die Sitzungen. Dabei kommt es vor, dass Redebeiträge verhindert oder abgewürgt werden, dass TOP kurzfristig gestrichen oder neu hinzu gefügt werden.
Sitzungen dieser Art sind oft ineffektiv und frustrierend. Jedoch ist die Unternehmenskultur auch Spiegel der Besprechungs-/Konferenz-Kultur.








Szenario
furchteinflösende Sitzungsraum
Hierarchie







Fachkompetenz
Hierarchiebedingte Sitzungsleiter



Unternehmenskultur
 
Nachteile:
Teilnehmer sind gehemmt und unsicher Beiträge und TOP werden nicht ausdiskutiert. Entscheidungen werden manipuliert. Konflikte werden unter den Tisch gekehrt. Offenheit und Kreativität kommen nicht zur Entfaltung. Redelöwen und Dauerredner haben je nach Rang eine große Bühne. Der Sitzungsleiter ist in der Lage, mit subtilen strategischen Mitteln die Teilnehmer zu manipulieren und die Ergebnisse zu bestimmen.






Redelöwen, Dauerredner
 
8.1.1 Häufige Probleme bei autoritär geführten Besprechungen


Endlose Diskussionen über Nebenpunkte führen zur Vernachlässigung der Hauptzielsetzung.
Sitzungsleiter, die am liebsten sich selber hören (statt die anderen), empfinden eine Sitzung dann als gelungen, wenn niemand Schwierigkeiten zur Sprache gebracht hat.
Sitzungsleiter lassen nur ihre Meinung gelten und können anderen gar nicht zuhören.
Diskussionen werden über Dinge geführt, die nicht allen Beteiligten klar sind oder die nur einen Teil der Anwesenden interessieren.
Die wesentlichen Aussagen werden weder im Protokoll noch sonst wie festgehalten, besonders wenn sie nicht vom wichtigsten der Anwesenden gemacht werden.
Sitzungsleiter halten sich nicht an die Tagesordnungspunkte.
Sitzungsleiter schwatzen lieber, anstatt die Sitzung zu leiten.
 
 
8.2 Interaktive Besprechungen/Konferenzen


Die Besprechungskultur ist in einem hohen Maße der Spiegel der Unternehmenskultur. Viele Mitarbeiter des mittleren und oberen Managements verbringen 30 bis 60% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen und Konferenzen. Besprechungen sind so gesehen ein ernst zu nehmender Kostenfaktor, der um so eklatanter zu Buche schlägt, falls diese Meetings zu Abnick- und Anwesenheits-Prozeduren verkommen. In unzähligen Abfragen beschrieben betroffene Manager Besprechungen als Zeitverschwendung, Manipulation, uneffektiv, unprofessionell vorbereitet, undemokratisch, etc..
Es ist daher kaum verwunderlich, dass moderne Unternehmen und Organisationen den Stil, die Kultur und Strategie von Besprechungen und Konferenzen grundlegend verändert haben.
Zunächst ist Hierarchie kein bestimmendes Thema mehr, vielmehr stehen Inhalte und Ergebnisse im Mittelpunkt des Geschehens. Kreativität und Selbstverantwortung, die Freiheit der Gedanken werden in moderierter Teamarbeit genutzt, um Probleme zu lösen, Innovationen zu befördern und Projekte zu entwickeln.
Das Besprechungsteam nutzt die Erfolgsmethoden des modernen Lernens und damit wird der noble Sitzungsraum oft überflüssig, vielmehr gleicht dieser Raum eher einem Trainingsraum mit Workshop-Charakter.



Besprechungskultur







Zeitverschwendung







Selbstverantwortung






Workshop-Charakter
 
Die moderierte Besprechung bietet wegen der hohen Effizienz viele Vorteile, dies aber nur, wenn diese Veranstaltungen gut vorbereitet werden, das notwendige Equipment bereitsteht und ein möglichst erfahrener Moderator zur Verfügung steht.
Die moderierte Besprechung erfordert methodische Disziplin, je nach Thematik einen höheren Zeitaufwand und einen Moderator der nicht nur die Visualisierungstechniken beherrscht sondern auch über gruppendynamische Kenntnisse verfügt.
In großen Organisationen verfügen Team-, Projekt- oder Arbeitsgruppenleiter oft über eine Moderatorenausbildung. Daher steht es in diesen Unternehmen außer Frage, ob eine Besprechung moderiert oder in der konservativen Methode durchgeführt wird. Dennoch werden nach vorsichtigen Schätzungen nur 5 bis 10% aller Besprechungen moderiert.







Visualisierungstechniken



Moderatorenausbildung
 


Die Vorteile einer moderierten Besprechung:

  1. Der Ablauf des Gespräches steht allen klar vor Augen.
  2. Wiederholungen können weitgehend vermieden werden.
  3. Alle Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich zu äußern – wenn es vorteilhaft erscheint, auch anonym.
  4. Meinungsverschiedenheiten kommen klar zum Ausdruck und können zum günstigsten Zeitpunkt behandelt werden.
  5. Auch wichtige Nebengedanken werden festgehalten.
  6. Die meisten Menschen fühlen sich visuell besser angesprochen als rein verbal.
  7. Es besteht für den Ausbilder bzw. Sitzungsleiter der Zwang, den Ablauf vorher genau zu überlegen und vorzubereiten.
  8. Diskussionsvoten müssen gezwungenermaßen kurz und prägnant gehalten werden.
  9. Das fertige Besprechungsprotokoll liegt sofort und unverfälscht vor.
  10. Und schließlich: Eine neue Methode mach Spaß und regt entsprechend an.
 
 


Die Spielregeln der moderierten Besprechung


Diese sind relativ einfach und rasch erlernbar:

  1. Diskussionsbeiträge der Teilnehmer werden auf kleine Kärtchen geschrieben und an der Pinwand für alle sichtbar aufgehängt.
  2. Gleichartige bzw. zusammengehörige Aussagen werden gruppiert und mit dem Oberbegriff versehen.
  3. Nach einer bestimmten Methode wird eine Lückenanalyse vorgenommen: „Was fehlt noch, was wurde noch nicht gesagt?“ (Beachten Sie: dies ist eine wesentliche Weiterentwicklung und Verbesserung des bekannten Brainstorming.)
  4. Durch „Punktabfrage“ (Anbringung von einem oder mehreren Klebepunkten) werden Schwerpunkte nach Meinung der Beteiligten herausgearbeitet.
  5. Durch Formulierung entsprechender Fragen werden verbleibende Unklarheiten visuell (d.h. mit entsprechenden Kärtchen) dargestellt und festgehalten.
  6. Durch Anbringen entsprechender Zeichen (z.B. Pfeil, Blitz, usw.) werden Widersprüche, Einwände, andere Meinungen usw. dargestellt.
  7. Durch fotografische Aufnahme der Tafel ist das Besprechungsprotokoll einfach und unverfälscht festgehalten. Die Teilnehmer brauchen keine Notizen zu machen, auf einen Protokollführer kann verzichtet werden.

Literatur: Michael Tosch, Besprechungen moderieren, Manager Seminare, Edition Neuland
Victor Bataillard, Die Pinwand Technik, Manager Seminare, Edition Neuland

 
 


8.3 Videokonferenz


Unter einer Videokonferenz versteht man ein virtuelles Treffen von zwei oder mehreren räumlich getrennten Gesprächspartnern, die in Echtzeit über Audio oder Video miteinander kommunizieren können (Quelle TU Dresden).
Die Vorteile von Video-Konferenzen liegen auf der Hand:

  1. Spontane und schnelle Möglichkeit, mit entfernten (nationalen und internationalen) Gesprächspartnern in akustischen und visuellen Kontakt zu treten,
  2. Enorme Reisezeit- und Kosteneinsparung,
  3. Zugriffsmöglichkeiten auf externe Wissenspotentiale,
  4. Schnelle Entscheidungsfindung bei brisanten Management-Situationen,
  5. Bessere Präsenz vor Ort,
  6. Umweltfreundliche Kommunikation.
 
 
Häufige Anwendungsgebiete

Videokonferenzen sind immer dann sinnvoll, wenn große Entfernungen (national bis interkontinental) überbrückt werden können und sachorientierte Gesprächsinhalte im Vordergrund der Besprechung stehen.
 
 
Nachteile von Videokonferenzen

In einer Internet-Veröffentlichung der Uni Münster ist zu lesen „Beim Videoconferencing kann man seinen Gesprächspartner nicht nur hören, sondern auch sehen. Mit allem, was dazu gehört: Mimik, Gestik, Reaktion… Es stellt sich eine Atmosphäre ein, die man normalerweise nur beim persönlichen Gespräch hat, und Sie haben stets das Gefühl, Sie würden mit Ihrem Gegenüber im gleichen Raum zusammensitzen.“
Genau an diesem Punkt sind erhebliche Einschränkungen zu machen. Das so genannte „Vier-Augengespräch“ kommt nur dann zustande, wenn die Gesprächspartner körperlich anwesend sind. Es geht um die Aura, die Nähe, die Intimität einer Begegnung. „Man kommt sich näher“ ist nicht nur so zu verstehen, dass man sich in der Sache annähert, sondern auch persönlich vertrauter wird. Das Zauberwort für viele Beziehungen ist „Vertrauen“ und hier spielen sich auf der Gefühlsebene viele Dinge ab, die oft nur in einem Zusammentreffen vertieft werden können. In Besprechungen vor Ort sind oft die informellen Begegnungen von großer Wichtigkeit. Bei einer Videokonferenz fragt man nicht nach dem Befinden des Partners oder nach dem Abiturergebnis der Tochter. Da aber gerade der geschäftliche Erfolg von Managern davon abhängt, dass sie ein großes Netzwerk von Beziehungen herstellen und diese pflegen, ist das persönliche Zusammentreffen – auch der Mitarbeiter untereinander – von großer Wichtigkeit.
Daher ist eine Besprechung vor Ort einer Tele-Besprechung vorzuziehen.










erhebliche Einschränkungen

Aura



„Vertrauen“






Netzwerk
 


Ausstattung und Technik

  • Vidokonferenzanlage PictureTel Concorde 4500
  • Bündelung von 6 ISDN
  • Unterstützung der aktuellen Standards
  • Bildwiederholungsrate von 30 Bildern/sec
  • 2 Monitore
  • 2 fernbedienbare Kameras
  • Limelight (sprecherbezogene Kameraführung)
  • Beamer mit Großbildprojektionsfläche
  • Lautsprecher
  • Raum-Mikrofon
  • Dokumentenkamera
  • Multimedia-PC mit Internet-Zugang
  • Drucker
  • Fernseher
  • Videorekorder
  • Audiorekorder
  • Flexible Möblierung für max. 20 Personen

Quelle: Bauhaus-Universität Weimar

 
 

8.5 Internet-Konferenz

Anders als bei herkömmlichen Konferenzen treffen sich die Teilnehmer einer Internet-Konferenz an ihren eigenen PCs, folgen den Vorträgen und beteiligen sich von dort aus an der Diskussion. Auf einer Internet-Konferenz referieren und diskutieren sorgfältig ausgewählte Führungskräfte und Experten zu einem zielgruppenspezifischen Thema.
Die Veranstaltung wird von einem professionellen Filmteam aufgenommen und mit vorhandener Technik der Telekom live ins Internet übertragen. Gleichzeitig werden Zusatzinformationen („Vortrags-Folien“) und Werbe-Einblendungen in einem separaten Fenster auf dem Bildschirm live mit übertragen. Während der Diskussionsrunden und im Anschluss an die Live-Sendung können die Teilnehmer über ihren PC Fragen stellen und sich so an der Diskussion beteiligen. Die für eine Vortragsveranstaltung typische Diskussion mit den Zuhörern wird über einen Chat im Internet durchgeführt.
Internet-Konferenzen eignen sich besonders dann, wenn die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Geschäftspartnern über das übliche Messegespräch hinaus aufgebaut bzw. gestärkt werden soll (Stichwort: Community-Bildung). Botschaften werden sehr intensiv übermittelt (Bild, Ton, Text, Slides, Film, Interaktion). Die Veranstaltungen sind innovativ nicht nur in den Inhalten sondern auch in der Methode. Die geringen Hürden für die Teilnahme (wenig Zeitaufwand und geringe Kosten) führen zu relativ hohen Teilnehmerzahlen und sprechen auch schwer erreichbare Zielgruppen an. Das Weiterführen der Kommunikation im Nachgang zur Internet-Konferenz lässt sich einfach bewerkstelligen.

Quelle: Dr. Robert Dekena, Hauptstraße 188, 51465 Bergisch Gladbach






Internet-Konferenz




Internet





Diskussion

Chat











Internet-Konferenz

 

Rudi Neuland Unternehmensberatung II Marienstr. 1 II 36039 Fulda II T (06 61) 9 34 14-50 II E-Mail